Tietosuoja

1. REKISTERINPITÄJÄ

PAM Mara- ja Kiinteistöalan Savonlinnan seudun os.717 ry

Olavinkatu 60 A 45

57100 Savonlinna

Ammattiliitto

 

 2. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Pirkko Eronen pj.

 

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN / REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

PAM Mara-ja Kiinteistöalan Savonlinnan seudun os. 717 ry ylläpitää henkilötietorekisteriä omasta jäsenistöstään erilaisten tiedotteiden, yhteistoiminnan, tapahtumien ja sopimisen tarkoituksessa.

 

5. REKISTERIN NIMI

PAM Mara- ja Kiinteistöalan Savonlinnan seudun os.717 ry:n jäsen- ja yhteistyörekisteri

 

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilön etu- ja sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, ammattiala, työpaikka, jäsenyyden laji, ikä, puhelinnumero.

 

6a. REKISTERIN TIETOLÄHTEET / SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

  1. Palvelualojen ammattiliitto Pamin lähteet. Jäsenyyden syntyessä tai muuttuessa
  2. Henkilön liittyessä postituslistalle, ilmoittautuessa tapahtumiin ja liittyessä postituslistalle kerätyt henkilötiedot

7. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET / SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muuten kuin lain määräämissä tilanteissa viranomaisille.

 

8. REKISTERIEN SISÄINEN KÄYTTÖ

Henkilötietoja käytetään Pam mara-ja kiinteistöalan Savonlinna osasto 719 ry:n omissa  tapahtumatiedotuksissa, osallistumisilmoittautumisissa ja erilaisten yhteistyötoimintojen järjestämisessä, sekä jäsenyyteen liittyvään tiedottamiseen ja muutosten ilmoittamiseen.

Väliaikaisia osarekistereitä käyttää kulloisenkin tapahtuman, koulutuksen tai jäsenyyslajin vastuuhenkilö.  

8a. REKISTERIN SUOJAAMINEN

Sähköinen rekisteri sijaitsee tiedostossa johon pääsyyn tarvitaan salasana. Sen yksi varmuuskopio sijaitsee rekisterin vastuuhenkilön määräämässä paikassa.

 

9. REKISTERIEN YHDISTÄMINEN

Rekisteri on yhdistetty kattojärjestö Palvelualojen Ammattiliitto Pam:in jäsenyyden syntyessä muodostuneesta aineistosta ja PAM Mara- ja Kiinteistöalan Savonlinnan seudun os.717 ry: n toiminnan, tapahtumien, koulutusten ja virkistystoiminnan yhteydessä syntyneestä aineistosta.
Rekistereitä on olemassa 1 (yksi) joista erillisten tapahtumien, koulutusten, tilaisuuksien jne yhteydessä muodostetaan tapahtumaa, koulutusta tai tilaisuutta vastaava osarekisteri tai osarekisterit, joka/jotka poistetaan välittömästi tarpeen rauettua.

 

10. HENKILÖREKISTERIEN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Sähköiset henkilötietorekisterit ja luettelot säilytetään osaston omalla salasanalla suojatulla tietokoneella. Rekisteristä/luetteloista on enintään yksi varmuuskopio muistitikulla jota rekisterin hoitaja säilyttää.

Kirjallisina olevat henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään osaston lukitussa työtilassa.
 

ARKISTOINTI

Kaikkien yhdistyksen toimihenkilöiden henkilötiedot säilytetään niin kauan ja niissä asiakirjoissa ja tiedostoissa jotka arkistoidaan lain säätämän ajan.

 

HÄVITTÄMINEN

Henkilötietojen hävittäminen muutoin kuin edellä mainituissa tapauksissa tehdään kohtuullisessa ajassa kun tietojen säilyttämisen peruste loppuu.
Tietosisällön tarkistaminen tehdään viimeistään keväisin kevätkokouksen jälkeen.

 

11. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Sähköisessä rekisterissä oleville henkilöille lähetetään huhtikuussa 2018 sähköpostitse ilmoitus jossa kerrotaan rekisterin olemassaolosta, siinä olevasta tietosisällöstä ja tarkastusoikeudesta, sekä rekisterin käytön yleisistä periaatteista.

Rekisteriseloste on luettavissa osaston sivujen kautta, sekä lähetettyjen sähköpostien oheen liitetyn linkin kautta.

 

12. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

Henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisterissä olevat henkilökohtaiset tiedot. Tietoja ei voida luovuttaa toiselle henkilölle. Pyyntö tarkastamisesta on tehtävä joko henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta joka sisältää henkilön nimen ja jonka sähköpostin domain-liite on Suomessa yleisesti tunnettu tai kirjallisena rekisterin pitäjälle osoitettuna pyyntönä.

 

13. TIEDON KORJAAMINEN

Rekisterinpitäjä ei vastaa rekisteriin henkilön itsensä antamien tietojen oikeellisuudesta, eikä valtakunnallisen Pam - ammattiliiton kautta saatujen tietojen oikeellisuudesta.
Henkilö voi itse henkilökohtaisesti pyytää virheellisen tiedon korjaamista.

 

14. REKISTERIHALLINNON JÄRJESTÄMINEN

Rekisteriä käyttää rekisterin vastuuhenkilö tai johtokunnan kulloiseenkin tapahtumaan, koulutukseen, tilaisuuteen tai muuhun eriteltyyn tarpeeseen määrätty vastuuhenkilö.

 

15. NIMETÄÄN REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Rekisteriasioita hoitaa rekisterin vastuuhenkilö pj. Pirkko Eronen

15a. rekisteriselosteen laatiminen ja saatavillapitotapa

Linkki rekisteriselosteeseen on liitteenä jokaisen henkilölle lähetetyn sähköpostiviestin lopussa. Linkki rekisteriselosteeseen on myös osaston www-sivuilla sekä fb- sivujen tiedoissa.

 

16. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Syyskokouksen jälkeen johtokunnan järjestäytymiskokouksessa käydään läpi henkilötietojen käsittelyn periaatteet. Jokainen johtokunnan jäsen varmentaa allekirjoituksella lukeneensa rekisteriselosteen ja tietävänsä kaikki osaston noudattamat henkilötietojen käsittelyn periaatteet ja käytännöt.
Erillisten osarekisterien erikseen määrätty vastuuhenkilö, mikäli muu kuin em. johtokunnan jäsen, allekirjoittaa samoin perehtyneensä henkilötietojen käsittelyn periaatteisiin. 

 

17. SEURANNAN JÄRJESTÄMINEN, ONGELMISTA JA PUUTTEISTA ILMOITTAMINEN

Rekisteriseloste käydään läpi kevätkokouksen jälkeen kohdassa 10 mainitulla perusteella.
Samassa yhteydessä päivitetään rekisteriseloste.
Kaikki henkilötietoihin liittyvät ongelmatilanteet ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvä palaute käsitellään heti seuraavassa johtokunnan kokouksessa ja kirjataan pöytäkirjaan. Tehdään mahdolliset korjaustoimenpiteet.